مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان چیست؟

بحث کنترل و استقرار سیستمهای کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی در مدیریت است.

کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از وظایف کلیدی مدیریت مطرح شد.

هنوز هم کسانی که درس مدیریت می‌خوانند باید در نخستین روزهای آموزش خود، وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را به خاطر بسپارند و به بهانه‌های مختلف آنها را فهرست کنند.

قبل از اینکه بخواهیم به مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند.

کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.

اما مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان مفهومی جامعاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست.

شاید یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را هنری فایول (از بنیان‌گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده باشد:

اگر علاقمند به تعاریف پیچیده و دقیق دانشگاهی باشید، احتمالاً تعریف کنترل در مدیریت از دیدگاه رابرت ماکلر هم برای شما جذاب‌ خواهد بود:

تعریف مفهوم کنترل در مدیریت

کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه بازده را با استانداردهای از پیش تعیین شده‌ و برنامه‌ها و هدف‌ها بسنجند.

بر این اساس باید مشخص شود که آیا کارایی و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر.

طبیعتاً اگر آشکار شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای رشد اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.

هر کس که به نوعی فعالیت مدیریتی دارد، باید با مفهوم کنترل آشنا باشد.

فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می‌کند یا مدیری که یک سازمان چند هزار نفری را اداره می‌کند، هر دو نیازمند سیستمهای کنترل مدیریتی هستند.

سیستمهای کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند.

ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آنها را به فعالیت‌های مختلف تخصیص می‌دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده‌اند.

می‌گویند فاصله‌ی بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند.

مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را خبر داده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می‌شود.

اتفاقاً یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددیدر اختیار مدیران قرار می‌دهد.

البته احتمالاً بسیاری از ما، جمله‌ی معروف اینشتین در مورد رابطه‌ی بین فرصت اندازه‌گیری یک شاخص ومیزان اهمیت آن شاخص را به خاطر داریم:

اما از سوی دیگر می‌دانیم که چنین باوری نمی‌تواند به عنوان بهانه‌ای برای فرار از اندازه‌گیری و کنترل در زندگی شخصی و محیط شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

یکی از هدف‌های درس سیستم‌های کنترل این است که بتوانیم شاخص‌های مهم و قابل اندازه گیری را تشخیص دهیم و آن‌ها را جایگزین شاخص‌هایی کنیم سرگرم اندازه‌گیری آنها هستیم، اما اهمیت چندانی برای ما ندارند.

در درس‌های آتی به تدریج خواهیم دید که شاخص‌ها و سیستم کنترل دو مفهومی هستند که به سادگی نمی‌توان آنها را از یکدیگر جدا کرد.

تقریباً در همه‌ی درس‌های متمم به نوعی به آموزه‌های درس کنترل نیاز داریم.

بنابراین در اینجا صرفاً به چند مثال بسنده می‌کنیم:

در تفکر سیستمی با استفاده از مفاهیم کنترل، می‌آموزیم که هرگز یک یا دو فاکتور را به صورت مستقل در یک سیستم مورد توجه قرار ندهیم و با شاخص‌های متعدد و متنوع، وضعیت یک سیستم را بسنجیم. با این کار، اگر راه‌حل‌های ما در بخشی از سیستم بر بخش‌های دیگری از سیستم تأثیر نامطلوب بگذارند زودتر متوجه خواهیم شد.

درسی مثل طراحی سیستم قروش با همه‌ی اطلاعات و پیچیدگی‌هایش، صرفاً یک مثال ساده از بکارگیری سیستم‌های کنترل مدیریت است. در حدی که می‌توانید بعد از به پایان کار رسیدن این درس، کل مجموعه درس‌های طراحی سیستم فروش‌رسانی را به عنوان یک مثال یا مطالعه موردی از سیستمهای کنترل مدیریت بخوانید و مرور کنید.

بخشی از هدف مدیریت منابع انسانی نیز در واقع، استقرار یک سیستم کنترل اثربخش است تا همزمان با حفظ بهره وری سازمان، از رضایت و رشد همکاران مجموعه در بلندمدت نیز اطمینان حاصل کند.

حتی برای کسی که یک کانال تلگرام یا اکانت در اینستاگرام دارد یا به هر شکل در زمینه‌ی دیجیتال مارکتینگ فعالیت می‌کند و دغدغه‌اش استراتژی محتوا و بازاریابی محتوا است، لازم است یک سیستم کنترلی هم تعریف کند و به آن مقید باشد تا بتواند با منابع در دسترس خود بهترین خروجی را کسب کند.

به تدریج و با مطالعه درس سیستم های کنترل مدیریت، ده‌ها مثال دیگر نیز به ذهن شما خواهد رسید.

Key Performance Indicators, Developing, Implementing and Using wiing KPIs

How to measure anything (Douglas Hubbard)

Key Performance Indicators (Bernard Marr)

Key Management Models (Marcel Van Assen)